Hybride Meetings
Produktiv virtuell zusammenarbeiten.
Wir kennen es alle… die Arbeitswelt hat sich durch die äußeren Umstände komplett umgekrempelt. Was früher Vollpräsenz war, ist heute hybrides Arbeiten. Doch was ist das genau? Wie kann so noch produktiv zusammengearbeitet werden?
Hybrid-Work – gekommen, um zu bleiben
Es wird nicht mehr so wie früher, dazu kommen jedenfalls Studien. Die richtige Mischung soll es also sein; 3-2 das neue Arbeitsmodell. Durch 2 Tage Home Office entfällt der Arbeitsweg. Die gewonnene Zeit kann für andere Sachen genutzt werden. Durch die 3 Tage im Büro kommen die Vorteile des sozialen Miteinanders zum Tragen.
Für viele Unternehmen steht damit fest: Wir brauchen hybride Meetings, die funktionieren.
Hybride Meetings – ein Überblick
Bei hybriden Meetings sitzen alle Teilnehmer nicht an einem Ort. Ob live im Büro, virtuell aus dem Home Office oder gar im Lieblingscafé oder im Zugabteil – die Kunst ist, alle Mitarbeiter optimal zusammen zu bringen. Hierbei helfen moderne Software-Lösungen, damit die physischen sowie virtuellen Zusammenkünfte mögliche werden. Doch dabei geht nicht immer alles glatt.
Immer wieder treten Probleme auf:
- Kollegen im Home Office werden bei angeregten Diskussionen im Besprechungsraum oft nicht beachtet.
- Hier noch eine dringende Aufgabe erledigten oder noch schnell die E-Mail beantworten. Im Home Office fehlt manchmal die volle Konzentration auf das Meeting.
- Eine gewisse Geräuschkulisse durch tobende Kinder oder Lobby kann sehr störend empfunden werden und stört die Produktivität des Meetings.
- Wenn die Internetverbindung streikt, die Hälfte der Kollegen nicht zu sehen ist oder das Headset ein störendes Rauschen von sich gibt – streikende Technik kann während des Meetings einfach nur nervig sein.
- Lebendige Interaktionen sind vor allem dann schwierig, wenn manche Mitarbeiter ihre Kamera nicht nutzen.
Aber ist es wirklich eine Kunst, dass ein hybrides Meeting nicht an den genannten Problemen scheitert?
So wird es effektiv
Ob wir bald via „magischer Glasscheibe“ (Google) oder wie bei Star Wars mit Hologram-Lösung (Cisco) unser hybrides Meeting abhalten, bleibt noch Zukunftsmusik. Es gibt aber jetzt schon Wege, hybride Meetings besser zu machen.
- Die passende Technik
Nur schnell einen Laptop in die Tischmitte gestellt und los geht’s. So einfach gelingt es leider nicht. Kollegen werden nicht gesehen, die Sprachqualität ist nicht zufriedenstellend oder es können nicht alle auf den Bildschirm gucken.
Durch gute technische Ausstattung wie ein interaktives Wanddisplay, raumabdeckende Webcams, ein Mikrofon in der Tischmitte oder eine problemlose Konnektivität sind Grundvoraussetzungen für effektive Meetings. - Netiquette
Grundverhaltensweisen der Netiquette helfen, hybride Konferenzen zum Erfolg zu bringen. Die wichtigste Regel ist hierbei: camera on! Die Gesprächsentwicklung ist einfach eine andere, wenn sich alle Teilnehmer sehen. Eine weiter: mute on! Keiner möchte das Schniefen von Kollege A hören oder den Kinderlärm bei Kollegin B oder gar das Schnaufen von Kollege C. Die dritte Regel: volle Konzentration. Ablenkungen sind bei hybriden Meetings unangebracht. - Struktur
Eine Agenda hilft, den Faden zu behalten. Wichtige Themen sind bekannt und nach Mitarbeiter aufgeteilt. Somit ist eine Interaktion bereits vorgegeben. - Moderator
Auch bei hybriden Konferenzen ist es sinnvoll, einen Moderator zu benennen, der durch das Meeting führt. Dieser achtet dann auch oft auf die Anzeigen-Funktion, die in vielen Videokonferenzlösungen integriert ist, damit keiner übersehen wird. - Wie ist das Wetter bei euch?
Smalltalk am Anfang und Ende von hybriden Konferenzen stärkt das soziale Miteinander, was sonst fehlt. Egal ob die neusten Klatschgeschichten oder unternehmensweite Neuigkeiten – es gibt vieles, worüber sich ausgetauscht werden kann.
Wir helfen mit der richtigen Technik
Auch wenn viele Punkte nur durch Sie verändert werden können, können wir Ihnen kompetente Unterstützung bei der richtigen Technik anbieten. Nach Bedarfsaufnahme und Anforderungsklärung suchen wir das passende Videokonferenz-System für Sie aus. Selbstverständlich kümmern wir uns anschließend um die Beschaffung und Einrichtung der kompletten Lösung.
Möchten auch Sie Ihre hybride Arbeitswelt auf das nächste Level bringen? Dann vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns.
Kontakt:
Frank O. Schäfer
0711 217252-24